עסקים גדולים וארגונים שעובדים מול ספקים שונים יכולים להתנהל מול הספקים, בצורה שוטפת, תוך חיסכון בזמן וביעילות גבוהה. צעד גדול בכיוון הנכון יהיה על ידי הכנסת טכנולוגיה מתקדמת שמאפשרת קליטת חשבוניות של ספקים בצורה ישירה. נסביר כל מה שצריך לדעת בנושא.
מערכת ניהול תקציב ורכש בענן
אם פעם היה צריך לטפל בכל החשבוניות שמגיעות מספקים בצורה ידנית, כיום זה ממש לא המצב. ברגע שעסק עובר סף קריטי מסוים של פעילות מול ספקים, אפשר לעבור למערכת ניהול תקציב ורכש בענן. מערכת כזאת יכולה לתמוך בפעולה מרחוק לבעלי הרשאה. ניתן לבצע קליטת חשבוניות של ספקים בענן תוך שימוש בפורטל מאובטח לספקים מורשים.
יצירת תשלום לאחר קליטה
במערכת מודרנית שמטפלת בתשלומי ספקים ניתן לבצע תשלום ישירות מתוך מסמך שנקלט. כלומר, לאחר קליטת חשבוניות של ספקים ניתן להוציא מסמך תשלום נלווה. בצורה כזאת הפרטים החשובים נשתלים אוטומטית, אי אפשר לבצע טעות בסכומי התשלומים או לעביר כסף לספק הלא נכון. הכל מועבר ישירות ובזמן ללא צורך בבקרה בכל רגע ורגע.
קליטה פלוס תשלום בעזרת קובץ
המערכת יודעת לקבל מסמכים ישירות מספקים בעלי הרשאה, אך היא גם מאפשרת ביצוע תשלומים מרוכזים בשלל דרכים. לאחר קליטת חשבונית אחת או כמה חשבוניות, ניתן להוציא הוראת תשלום ישירה. ההוראה עוברת דרך מס"ב (מערכת סליקה בנקאית), או העברת קובץ לחשבון.
רישום לאחר קליטה ותשלום
באופן המודרני ביותר, שכולל מערכת בענן, קליטת חשבוניות של ספקים מבוצעת עם פעולת המשך אוטומטית. כלומר, ברגע שבוצע תשלום יזום (ובמקרים מסוימים תשלום אוטומטי), הדבר גם נרשם מעצמו. אין צורך לעדכן בצורה ידנית את ספרי החברה ואת מערכת החשבונאות. למידע נוסף על קליטת חשבוניות של ספקים היכנסו לאתר של חברת קלאוד אי אר פי