קיים משפט ידוע של מנכ"ל חברה מצליח האומר כי האיש החשוב ביותר בארגון הוא מנהל המכירות, ולא בכדי. כי ההכנסות מהמכירות מהוות את החמצן של העסק שתורם להצלחתו, ביסוסו וקידומו. מבחינתו, כל לקוח הוא בעל חשיבות עליונה. הקבועים יוצרים את ההכנסות עליהם מתבסס העסק. לכן שימורם הוא אינטרס עליון. מאידך, רכישת לקוחות חדשים מהווה בסיס לצמיחה. גם לקוח קטן יכול להמליץ ללקוח גדול וכן הלאה. מערכת CRM היא מערכת ממוחשבת לניהול לקוחות ותורמת בכל המישורים הנ"ל.
ניהול מערכת היחסים עם הלקוחות
בסופו של דבר, מערכת היחסים מול הלקוח רבת גוונים היא הקובעת. ראשית, הידע לגבי תחום עיסוקו וצרכיו, הכרת איש הרכש מולו עובדים, התאמת המוצר לצרכיו, ניהול הפגישות והמשא ומתן מולו ועוד. ,תוכנת CRM תספק את המידע ותנהל את כל מערכת היחסים הנ"ל כולל קביעת תזכורות, שליחת הודעות כתובות ומסרונים, שליחת מיילים והתכתבויות אחרות ועוד. כך מפחיתים למינימום טעויות ומייעלים את הקשרים עד למכירה המוצר או השירות וסגירת העסקה. בעסקאות מתמשכות החשיבות אך גדלה.
סנכרון אוטומטי
לאחר השלמת העסקה מתחיל שלב מימושה באמצעות תעודות משלוח, הצאת חשבוניות, גבייה והוצאת קבלות וכן הלאה. מערכת CRM מקושרת לכל המחלקות בארגון כולל המחסנים והנהלת החשבונות ולכן הסנכרון ביניהם אוטומאטי. משמעת הדבר הוא הנפקת תעודות משלוח, חשבוניות ועוד ברצף מתאים וללא טעויות. כאשר גם אלו פועלים ללא דופי נמנעות טעויות מביכות (בנוגע לחיוב למשל) והפעילות החלקה תורמת להידוק הקשרים. כך שהשירות המקיף על כל היבטיו רק מחזק את פעילות הארגון בנושא קשרי לקוחות. מומלץ לרכוש מערכת CRM מחברה בעלת מוניטין בתחום אשר תטמיע אותה היטב, תנחה את העובדים לשימוש בה ותתמוך טכנית בעת הצורך. להמשך קריאה על פתרונות CRM